Как отправить документы в архив?

Рано или поздно любой бизнес сталкивается с необходимостью передачи бумаг в архивы. Это могут быть самые разные ситуации. Например, компании, которые проходят процедуру ликвидации, обязаны передавать ряд документов в государственные архивные фонды. А предприятия, которые работают и планируют продолжать это делать, нередко отправляют свои бумаги на хранение в специальные архивохранилища.

Несмотря на то, что процедуры эти принципиально разные по своей сути, они схожи по способу взаимодействия с бумагами и целям — обеспечению сохранности документов.

Более подробную информацию о передаче документов в государственные архивы вы можете прочитать на этой странице: http://pga-spb.ru/peredacha-dokumentov-v-gos.arhivy, а в данной статье мы расскажем о том, как происходит отправление архива на хранение в профессиональное хранилище.

Архивная обработка

Все начинается со специальной обработки документов, которую проводят профессионалы. Независимо от того, в каком состоянии находятся ваши бумаги, такая обработка необходима. В некоторых компаниях архивы выглядят более-менее неплохо, в других — не ведутся никак.

Поэтому первым делом специалисты оценивают фронт работ, перебирают и систематизируют бумаги, определяют, что подлежит хранению, а что нет, обнаруживают лакуны — то, что требуется восстановить, а то, что больше не нужно, отправляют на уничтожение.

Затем все отобранные и отсортированные документы раскладываются по папкам и коробам, попутно составляется каталог (в том числе электронный), делаются копии документов, готовятся соответствующие акты.

Размещение на хранение

Затем документы отправляются в хранилище. Там уже созданы все условия для их многолетнего хранения:

  • защита от пожара с помощью современной пожарной сигнализации и автоматических средства пожаротушения, подходящих для бумажных носителей;
  • защита от кражи и утечки данных — с помощью охранной сигнализации, системы кодирования информации, кодов доступа и т.д.;
  • защита от физического износа — с помощью современных систем климат-контроля, обеспечивающих идеальные для бумаги условия: температуру, влажность, освещенность и т.д.

Все документы хранятся на металлических стеллажах, в папках и коробах, дополнительно защищающих от света.

При необходимости вы можете приехать в хранилище, чтобы поработать с теми или иными бумагами, либо их могут направить вам с курьером, по электронной почте, факсу и другими способами. Также вы можете время от времени пополнять фонды, отправляя вновь поступающие бумаги на хранение.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Оставьте ответ

Ваш электронный адрес не будет опубликован